Mit Computer und Internet oder Stift und Papier?

Wir treffen Projektpartner:innen im Zoom-Meeting, sprechen mit Kolleg:innen auf Teams und prüfen das Wissen von Kursteilnehmer:innen auf Online-Lernplattformen wie Moodle: Unser Arbeitsleben ist in immer mehr Bereichen digital. Wir können auf diese Weise viele Dinge tun, die früher nicht möglich waren. Manchmal merken wir aber auch, dass es Aufgaben gibt, die im direkten Gespräch oder mit Stift und Papier nach wie vor besser zu lösen sind.  Wann und warum wird im Management, in der Verwaltung und im Schulungsbereich des ipcenters digital bzw. analog gearbeitet?

Verteilung analoger und digitaler Tätigkeiten

Spitzenreiter beim digitalen Arbeiten ist wenig überraschend der Bereich Buchhaltung und Controlling unter Leitung von Johannes Herglotz: „Wir arbeiten bereits zu 90 Prozent digital und nur noch zu 10 Prozent analog.” Auf einen digitalen Anteil von 80 Prozent kommen Judith Wallner (Leitung Marketing, Stabstelle Prozess & strategische Projekte), Jasmin Scholz (Leitung Support), Norbert Suchanek (Assistenz und Betriebsrat) und Gernot Schwarz (EDV); 75 Prozent sind es bei Amina-Rumeysa Asmaoglu (Assistenz Übertriebliche Ausbildung).

Im Bereich von Geschäftsführerin Monika Kovacs überwiegt das digitale Arbeiten mit 70 Prozent ebenfalls deutlich. Etwas ausgewogener ist das Verhältnis bei Geschäftsführer Laszlo Kovacs: „In meinem Bereich beträgt der Anteil von digital zu analog 60 zu 40 Prozent, wenn ich Online-Meetings zum digitalen Arbeiten zähle. Anderenfalls sind es 40 zu 60 Prozent.“

Während bei den Tätigkeiten in Verwaltung und Management also der digitale Anteil dominiert, ist es in der Aus- und Weiterbildung eher umgekehrt. Die Hälfte ihrer Arbeit sei analog, meint Gabriela Meyer vom Outplacement. Bei zwei Kolleg:innen aus den Projekten Deutsch und Integration und Überbetriebliche Lehrausbildung überwiegt der analoge Anteil mit 80 bzw. 70 Prozent sogar deutlich.

Analoge Tätigkeiten

Die meisten Kurse im ipcenter sind analog. „Das wird von unseren Auftraggeber:innen so gewünscht, da es in den Kursen neben der Vermittlung von Wissen auch um die Vermittlung von Arbeitstugenden geht und diese aktivierenden Aspekte nur im Live-Training erlernt und durchgesetzt werden können. Dies gilt insbesondere auch für den nachhaltigen Spracherwerb, vor allem für das Festigen von Hören und Sprechen“, erklärt Geschäftsführerin Monika Kovacs. „Als Bildungsanbieter arbeiten wir mit Menschen für Menschen, da geht nichts über persönliche Interaktion!“

Etwas erklären, Lösungen aufschreiben oder Kursteilnehmenden Lese und Schreibaufgaben geben: Dafür greifen viele Kursleiter:innen nach wie vor am liebsten zum Stift und schreiben auf dem Whiteboard bzw. teilen Arbeitspapiere aus, die handschriftlich ausgefüllt werden müssen. Ihrer Erfahrung nach bleibt das Gelernte so besser in Erinnerung.

In Management und Verwaltung wird bei folgenden Tätigkeiten gern analog gearbeitet:

• Mindmapping
• Skizzieren von ersten Ideen, Konzepten, Designs und Graphiken
• Planung von Abläufen
• Vertretungs-, To-do- und Checklisten

Judith Wallner bevorzugt Flipchart, Papier oder Moderationskarten, wenn Ideen für Konzepte, Slogans oder Aktionen gefunden werden sollen. Wichtig sei es ihr auch, Prototypen von Broschüren, Flyern und Plakaten zu erstellen und Werbematerial angreifen und anschauen zu können. Damit die überwiegend digital verrichtete Arbeit nicht im Computer verschwindet, sondern der Erfolg sichtbar wird, hängt sie produzierte Drucksorten gern im Marketingbüro auf.

Auch Jasmin Scholz legt manche Dokumente gern physisch ab: „Man kann Dinge so besser verbildlichen. Dadurch merkt man sich manchmal mehr.“ Bei Meetings macht sie sich ebenso wie Monika Kovacs und Judith Wallner am liebsten handschriftliche Notizen.

Apropos Meetings: Wenn etwas besprochen werden soll, bevorzugen die Befragten aus Management und Verwaltung nach wie vor physische Zusammenkünfte, vor allem bei folgenden Anlässen:

• Gespräche mit Kund:innen (Beratung und Verkauf)
• Gespräche mit Mitarbeiter:innen und Partnern
• Besprechungen bzw. Workshops, in denen es um Zusammenarbeit, Austausch und Ideenfindung geht
• Kurs- und Standortbesuche
• Teambesprechungen und -events
• Teilnahme an Messen und Veranstaltungen

Vorteile analogen Arbeitens 

„Networking und Verkauf funktionieren für uns vorrangig analog, weil Emotionen und Begeisterung in persönlichen Gesprächen viel besser transportiert werden können als in digitaler Interaktion. Daher sind sie für das Neugeschäft und auch die Kundenbindung unabdingbar“, erklärt Monika Kovacs. „Direkter Kontakt ist nötig, um den Menschen gegenüber zu verstehen und um mit ihr:ihm richtig kommunizieren zu können“, bekräftigt Laszlo Kovacs.. Norbert Suchanek findet ein persönliches Gespräch viel aussagekräftiger als ein Online-Meeting, weil Mimik und Gestik die Worte ergänzen. Die Stimmung im Raum zu spüren und darauf einzugehen, indem zum Beispiel der eigene Redefluss gestoppt werde, trage zu einem besseren Ergebnis einer Besprechung bei, hat ein:e Mitarbeiter:in aus dem Bereich Administration bemerkt.

„Es ist oft einfacher, gemeinsam am Tisch etwas zu klären als in einem Online-Meeting etwas mit der Maus zu markieren”, sagt auch Johannes Herglotz. „Online kann ich auch nur schwer jemandem über die Schulter schauen oder das Umfeld miterleben. Teambuilding funktioniert ebenfalls analog wesentlich besser, etwa bei einem gemeinsamen Mittagessen.”

Analoges Arbeiten wie das Erstellen von Listen auf Papier bietet außerdem individuelle Vorteile: „Es verschafft mir das Gefühl von Sicherheit und beim Abhaken der erledigten Punkte freue ich mich”, sagt Amina-Rumeysa Asmaoglu. Dazu komme die Freude, sich manchmal vom Bildschirm abwenden zu können, meint ein:e Mitarbeiterin aus der Administration: „Sehr wichtige Informationen habe ich auch in analoger Form, weil ich auf den Ausdrucken etwas farbig markieren oder schnell eine Notiz hinterlassen kann und weil sie so jederzeit greifbar sind, auch wenn der Computer noch nicht hochgefahren ist.” Ein:e Kolleg:in aus dem Training schlägt in dieselbe Kerbe: „Man prägt sich Inhalte besser ein und ist unabhängig von Elektrizität und WLAN.”

Wer etwas mit der Hand schreibt oder zeichnet, ist oft kreativer als jemand, der vor einem Monitor sitzt. „Ideen werden greifbarer, wenn sie visualisiert werden. Das hilft dabei, die eigenen Gedanken zu ordnen, aber auch dabei, sie für andere sichtbar und somit verständlich zu machen“, erklärt Judith Wallner. Für sie sei das „haptische” Arbeiten auch die vertraute Form: „Schon als Kinder nehmen wir einen Stift in die Hand und machen unsere Gedanken sichtbar, indem wir zeichnen.”

Digitale Tätigkeiten 

Das Tagesgeschäft wird in vielen Bereichen digital abgewickelt. Dazu gehören:

• Korrespondenz via E-Mail und Kurznachrichten
• Zusammenarbeit (Ergebnisse teilen und analysieren, gemeinsam an Dokumenten arbeiten)
• Präsentationen
• Terminplanung bzw. Kalender teilen
• Ausfüllen von Formularen
• Datenbanken
• Dateiablage

Fast nur noch digital gearbeitet wird bei Kalkulationen und im Controlling. Bei der Kursvorbereitung scheiden sich die Geister: Ein:e Mitarbeiter:in aus dem Projekt Deutsch und Integration macht Unterrichtspläne gern analog, während ein:e Ausbildner:in für Lehrlinge  Unterrichtsmaterial und Arbeitsblätter lieber digital ausarbeitet.

Vorteile digitalen Arbeitens 

Dass Besprechungen online stattfinden können, bietet bei internationalen Projekten und überhaupt überall dort, wo etwas mit Menschen besprochen werden soll, die sich an verschiedenen Orten befinden, unbestreitbar Vorteile. Um bei gemeinsamen To-do-Listen und Plänen den Überblick zu behalten, wird zum Beispiel im Marketing die Software Trello benutzt. In der Verwaltung ist analoges Arbeiten oft gar nicht mehr denkbar, wie ein:e Mitarbeiterin aus diesem Bereich beschreibt: „Excel ist ein Segen – wirklich eine wunderbare Erfindung, die mir soviel abnimmt wir z. B. das Sortieren, Umstellen und Ergänzen von Tabellen. Man stelle sich vor, ich müsste eine händische Liste erstellen und alle Personen nach dem Alphabet eintragen! Mit Excel geht das in zwei Klicks.”

Fazit 

Wo der Kontakt mit Menschen und Kreativität im Zentrum stehen, wird im ipcenter gern analog gearbeitet. Wo es um Zahlen und konkrete Planungen geht, werden gern digitale Möglichkeiten genutzt. Wobei sich beides oft vermischt: Für diesen Text habe ich zum Beispiel mit Hilfe einer Umfrage per E-Mail und Mitarbeiter:innenportal recherchiert und dabei mit meinen Kolleg:innen via Teams und Trello online, aber auch im persönlichen Gespräch zusammengearbeitet. Beim Schreiben des Beitrags am Computer habe ich angesichts der vielen Quellen (Danke für die Mitarbeit!) trotz zweier Bildschirme schnell den Überblick verloren. Erst als ich ausnahmsweise alle Dateien ausgedruckt, auf dem Tisch ausgebreitet und mit einem simplen Bleistift jeweils relevante Informationen markiert habe, ließ sich dieser Beitrag schreiben.

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